Kalau Anda pernah meminta penawaran dari beberapa vendor untuk aplikasi yang sama dan mendapat angka yang selisihnya berkali lipat, jangan langsung menyimpulkan ada yang menipu. Hampir selalu, masing-masing vendor membayangkan aplikasi yang berbeda, karena permintaannya cukup longgar untuk ditafsirkan sesukanya.
Anda bisa mempersempit selisih itu sebelum mengirim permintaan. Enam pertanyaan berikut tidak butuh latar belakang teknis, hanya butuh waktu setengah hari berdiskusi dengan orang yang akan memakai sistemnya.
1. Masalah apa yang ingin dihilangkan?
Tulis dalam satu kalimat tanpa menyebut fitur. "Pendaftaran masih dicatat di buku dan rekap bulanan makan tiga hari" adalah masalah. "Kami ingin aplikasi berbasis web dengan dashboard" adalah solusi yang sudah dipilih sebelum masalahnya jelas.
2. Siapa saja yang akan memakainya, dan berapa banyak?
Sebutkan perannya: petugas loket, kepala bidang, masyarakat umum. Beserta perkiraan jumlah pengguna yang aktif bersamaan. Sistem untuk dua puluh petugas dan sistem yang dibuka ribuan warga di jam yang sama dibangun dengan cara berbeda, dan harganya pun berbeda.
3. Data apa yang sudah ada, dan dalam bentuk apa?
Ini faktor biaya yang paling sering diremehkan. Data di spreadsheet yang rapi bisa dipindahkan dalam hitungan jam. Data di tumpukan formulir kertas, atau di beberapa file dengan kolom yang berbeda-beda, perlu dibersihkan dulu, dan pembersihan itu sering makan waktu lebih lama daripada pembuatan aplikasinya.
4. Apakah harus terhubung dengan sistem lain?
Misalnya sistem keuangan, aplikasi dari instansi di atas Anda, atau layanan pembayaran. Setiap sambungan menambah pekerjaan, terutama kalau sistem di seberang tidak punya dokumentasi yang jelas. Beri tahu vendor sejak awal, termasuk kalau Anda belum yakin apakah sambungannya mungkin.
5. Siapa yang memutuskan, dan siapa yang menguji?
Proyek sering tersendat bukan karena kodenya, tetapi karena tidak jelas siapa yang berwenang berkata "ini sudah benar". Tunjuk satu orang di pihak Anda yang bisa memutuskan dan satu atau dua orang yang bersedia mencoba aplikasinya selama pengerjaan, bukan hanya di akhir.
6. Setelah selesai, siapa yang merawatnya?
Aplikasi bukan barang jadi seperti meja. Server perlu diperpanjang, aturan berubah, pengguna baru butuh pelatihan, kadang ada galat. Tanyakan sejak awal apakah perawatan termasuk dalam harga, berapa lama, dan apa yang terjadi sesudahnya. Jawaban yang tidak jelas di sini adalah penyebab umum sistem yang dibiarkan mati perlahan.
Cara memakai jawabannya
Satukan keenamnya dalam satu halaman dan lampirkan ke permintaan penawaran. Hasilnya langsung terasa: pertanyaan balik dari vendor menjadi lebih tajam, dan angka yang Anda terima lebih bisa dibandingkan satu sama lain.
Kalau ada pertanyaan yang belum bisa Anda jawab, tidak apa-apa. Tuliskan "belum diputuskan" dan minta vendor memberi dua opsi harga. Itu jauh lebih baik daripada menebak, lalu menemukan jawaban sebenarnya di tengah pengerjaan.