Ada satu pola yang berulang di hampir setiap proyek digitalisasi yang kami kerjakan. Jadwal disusun dengan porsi terbesar untuk pengembangan, porsi kecil untuk migrasi data, lalu di tengah jalan porsi itu terbalik. Migrasi data ternyata memakan waktu jauh lebih lama, dan pengembangan justru menunggu.
Ini bukan karena perencanaan yang buruk. Ini karena kondisi data lama hampir selalu lebih berantakan daripada yang diperkirakan oleh siapa pun, termasuk oleh orang yang selama ini mengelolanya.
Kenapa perkiraannya selalu meleset
Data lama biasanya dinilai dari tampilan luarnya. Kalau file Excel-nya rapi dan kolomnya lengkap, orang menyimpulkan datanya siap dipindahkan. Masalahnya, kerapian tampilan tidak sama dengan konsistensi isi.
Beberapa hal yang paling sering kami temui:
- Satu kolom berisi beberapa jenis informasi. Kolom "keterangan" yang isinya campuran nomor telepon, catatan, dan status.
- Format tanggal yang tidak seragam. Dalam satu file bisa ada tiga format sekaligus, dan sebagian tersimpan sebagai teks.
- Nama yang ditulis berbeda-beda. Satu instansi bisa muncul sebagai "Dinas Pendidikan", "Disdik", dan "DINAS PENDIDIKAN" dalam file yang sama.
- Baris kosong dan baris total yang terselip di tengah data.
- Data ganda yang tidak persis sama, sehingga tidak terdeteksi sebagai duplikat oleh cara pencarian biasa.
Tidak satu pun dari hal ini kelihatan saat file dibuka sekilas.
Lakukan pemeriksaan sebelum menyusun jadwal
Saran paling praktis yang bisa kami berikan: sebelum menandatangani jadwal proyek, luangkan beberapa hari untuk memeriksa data yang sebenarnya. Bukan melihat contohnya, tetapi menghitung.
Yang perlu dihitung cukup sederhana:
- Berapa persen baris yang kolom wajibnya kosong.
- Berapa banyak variasi penulisan untuk hal yang seharusnya sama.
- Berapa banyak baris yang terindikasi ganda.
- Apakah ada nilai yang jelas mustahil, misalnya tanggal lahir di masa depan.
Hasil hitungan ini mengubah percakapan dari perdebatan perkiraan menjadi keputusan berdasarkan angka. Kalau ternyata 30% data alamatnya kosong, itu bukan masalah teknis, melainkan keputusan kebijakan: apakah sistem baru boleh menerima data tanpa alamat, atau harus dilengkapi dulu.
Tiga keputusan yang harus diambil pimpinan, bukan vendor
Ada tiga pertanyaan yang sering dilempar ke vendor padahal seharusnya diputuskan oleh pemilik data.
Data yang tidak lengkap, dipindahkan atau tidak? Kalau dipindahkan, sistem harus mengizinkan data tanpa isi lengkap, dan itu berarti aturan validasinya lebih longgar. Kalau tidak dipindahkan, ada pekerjaan melengkapi yang harus dijadwalkan dan diberi penanggung jawab.
Data ganda, digabung atau dibiarkan? Menggabungkan berarti seseorang harus memutuskan mana yang benar untuk setiap pasangan yang berbeda. Untuk ribuan baris, ini pekerjaan berminggu-minggu yang tidak bisa diwakilkan ke sistem.
Data lama sampai kapan yang ikut pindah? Semakin jauh ke belakang, semakin buruk kualitasnya dan semakin jarang dipakai. Menetapkan batas dua atau tiga tahun terakhir sering merupakan keputusan yang paling masuk akal.
Ketiganya perlu keputusan tertulis. Kalau tidak, keputusan itu akan diambil diam-diam oleh siapa pun yang mengerjakan migrasi, dan biasanya baru ketahuan setelah sistem berjalan.
Membersihkan di mana
Pertanyaan berikutnya yang sering muncul: pembersihan data dilakukan di file lama atau di sistem baru?
Saran kami, bersihkan sebelum masuk sistem. Alasannya, memperbaiki data di file lebih mudah dilakukan beramai-ramai memakai alat yang sudah dikenal staf, sedangkan memperbaiki data di dalam sistem berarti membuka satu per satu lewat antarmuka yang dirancang untuk transaksi harian, bukan untuk perbaikan massal.
Yang perlu disiapkan sistem hanyalah satu hal: mekanisme impor yang menolak baris bermasalah dengan penjelasan yang bisa dibaca orang non-teknis, bukan sekadar pesan kesalahan teknis. Laporan impor yang menyebut "baris 47: format tanggal tidak dikenali" jauh lebih berguna daripada yang hanya menyebut jumlah gagal.
Sisi baiknya
Meskipun melelahkan, fase ini punya manfaat yang jarang disebut. Proses membersihkan data memaksa organisasi menyepakati definisi yang selama ini dibiarkan kabur: apa yang dianggap satu berkas, kapan sebuah proses dianggap selesai, siapa yang berhak mengubah data.
Kesepakatan itu bernilai jauh melampaui proyeknya sendiri. Beberapa klien kami menyebut bahwa manfaat terbesar dari proyek digitalisasi mereka justru bukan aplikasinya, melainkan kejelasan definisi yang muncul selama menyiapkan datanya.