Pembicaraan soal keamanan aplikasi sering terdengar menakutkan dan penuh istilah. Akibatnya, banyak instansi menunda atau menyerahkannya sepenuhnya kepada vendor tanpa tahu apa yang perlu ditanyakan. Dari proyek-proyek yang pernah kami kerjakan, masalah yang benar-benar terjadi jarang berupa serangan canggih. Lebih sering berupa akun yang dipakai bersama, pegawai yang sudah pindah tetapi akunnya masih aktif, atau data warga yang ikut terunduh ke laptop pribadi.
Tulisan ini membahas tiga hal dasar yang bisa Anda periksa sendiri tanpa latar belakang teknis. Ini bukan pengganti audit keamanan profesional, tetapi bisa menjadi bekal pertanyaan saat membahas sistem dengan penyedia.
1. Akses: siapa boleh melihat dan mengubah apa
Prinsipnya sederhana: setiap orang hanya mendapat akses yang dibutuhkan pekerjaannya. Dalam praktik, ini berarti beberapa hal.
- Satu orang, satu akun. Akun bersama seperti "admin" atau "operator1" yang dipakai tiga orang membuat Anda tidak bisa tahu siapa melakukan apa.
- Peran yang jelas. Misalnya operator hanya dapat menginput, verifikator dapat menyetujui, pimpinan hanya melihat laporan. Pisahkan juga orang yang menginput dari orang yang menyetujui untuk data yang sensitif.
- Kata sandi disimpan dengan benar. Tanyakan ke penyedia: apakah kata sandi disimpan dalam bentuk hash, bukan teks biasa? Jawaban yang ragu adalah tanda bahaya.
- Akun dinonaktifkan saat orang pindah tugas. Tetapkan satu pejabat yang bertanggung jawab meminta penonaktifan, dan periksa daftar akun aktif secara berkala, misalnya tiap triwulan.
- Akun administrator dibatasi. Cukup dua atau tiga orang, dan jangan dipakai untuk pekerjaan harian.
2. Log audit: jejak yang menjawab "siapa, apa, kapan"
Log audit adalah catatan otomatis atas tindakan penting di dalam aplikasi. Tujuannya bukan mengawasi pegawai, melainkan memastikan bahwa kalau ada data berubah atau hilang, Anda bisa menelusurinya.
Yang sebaiknya tercatat minimal:
- Login berhasil dan gagal, beserta waktunya.
- Pembuatan, perubahan, dan penghapusan data penting, dengan nilai sebelum dan sesudah.
- Perubahan hak akses pengguna.
- Pengunduhan atau ekspor data dalam jumlah besar.
Hal yang sering terlewat: log juga perlu dilindungi. Log yang bisa diubah atau dihapus oleh orang yang dicatatnya tidak banyak berguna. Tentukan juga berapa lama log disimpan, dan pastikan ada orang yang benar-benar membukanya, setidaknya saat ada kejadian janggal.
3. Data pribadi: kenali dulu apa yang Anda pegang
Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi (UU PDP) mengatur pengelolaan data pribadi, termasuk bagi badan publik. Detail kewajiban hukumnya sebaiknya dibahas dengan unit hukum atau pejabat yang menangani pelindungan data di instansi Anda. Dari sisi aplikasi, ada langkah praktis yang bisa dimulai tanpa menunggu.
- Inventarisasi. Buat daftar data pribadi apa saja yang dikumpulkan aplikasi: NIK, alamat, nomor telepon, foto, data kesehatan, dan seterusnya. Tandai mana yang sensitif.
- Kumpulkan seperlunya. Kalau formulir meminta tanggal lahir padahal tidak dipakai untuk apa pun, hapus kolomnya. Data yang tidak dikumpulkan tidak bisa bocor.
- Batasi tampilan. Daftar di layar tidak perlu menampilkan NIK penuh. Tampilkan sebagian, dan buka lengkap hanya di halaman detail untuk peran tertentu.
- Batasi ekspor. File Excel berisi data warga yang dikirim lewat aplikasi pesan adalah jalur kebocoran yang paling sering kami lihat. Tentukan siapa yang boleh mengekspor dan catat setiap ekspor.
- Tentukan masa simpan. Data yang sudah tidak diperlukan sebaiknya dihapus atau dianonimkan sesuai kebijakan instansi.
- Siapkan prosedur insiden. Kalau terjadi kebocoran, siapa yang dihubungi, apa yang diputus lebih dulu, dan siapa yang berwenang memberi pernyataan.
Contoh kasus rekaan: aplikasi layanan perizinan
Bayangkan aplikasi perizinan yang menyimpan KTP pemohon. Pengaturan yang masuk akal: berkas KTP disimpan di penyimpanan yang tidak bisa diakses langsung lewat tautan publik; hanya verifikator yang bisa membukanya; setiap pembukaan berkas tercatat; ekspor daftar pemohon tidak menyertakan nomor KTP; akun pegawai yang mutasi dinonaktifkan paling lambat pada hari serah terima jabatan. Tidak ada satu pun dari ini yang memerlukan teknologi rumit, hanya keputusan yang dicatat dan ditegakkan.
Hal dasar lain yang perlu ditanyakan ke penyedia
- Apakah koneksi ke aplikasi memakai HTTPS?
- Apakah pencadangan data berjalan dan pernah diuji pemulihannya?
- Bagaimana pembaruan komponen perangkat lunak dilakukan setelah masa proyek?
- Di mana data disimpan, dan siapa yang memegang akses ke server?
Kesalahan umum
- Menganggap keamanan selesai karena aplikasi sudah memakai kata sandi.
- Membagikan akun administrator ke banyak orang demi kemudahan.
- Mengumpulkan data pribadi "siapa tahu nanti perlu".
- Tidak pernah memeriksa log, sehingga baru dibuka setelah masalah membesar.
- Menyimpan salinan data produksi di laptop pengembang atau staf tanpa pengaman.
Daftar periksa singkat
- Tidak ada akun bersama.
- Peran pengguna terdokumentasi dan diuji.
- Ada daftar akun aktif yang ditinjau berkala.
- Log tindakan penting tercatat dan dilindungi.
- Daftar data pribadi yang dikumpulkan sudah dibuat.
- Ekspor data dibatasi dan tercatat.
- Prosedur bila terjadi insiden sudah ditulis dan diketahui.
Keamanan bukan produk yang dibeli sekali, melainkan kebiasaan yang dijaga. Mulailah dari yang bisa Anda periksa minggu ini.