Sebagai pembuat aplikasi, kami punya kepentingan kalau Anda memutuskan membeli aplikasi. Karena itu kami ingin jujur dari awal: untuk banyak usaha kecil dan kelompok, spreadsheet yang disusun rapi sudah lebih dari cukup, dan memaksakan aplikasi justru menambah beban.
Pertanyaannya bukan "spreadsheet atau aplikasi mana yang lebih canggih", tetapi di titik mana spreadsheet mulai menyebabkan masalah yang lebih mahal dari biayanya.
Kapan spreadsheet masih pilihan yang waras
- Yang mengisi data hanya satu atau dua orang, dan mereka duduk di tempat yang sama atau saling kenal baik.
- Jumlah barisnya masih ratusan, bukan puluhan ribu.
- Kalau ada salah ketik, dampaknya kecil dan mudah dibetulkan.
- Tidak ada pihak luar, seperti pelanggan, anggota, atau auditor, yang perlu melihat sebagian data tetapi tidak boleh melihat sisanya.
Kalau semua poin di atas masih benar, hemat uang Anda. Cukup rapikan: satu baris satu kejadian, tidak ada sel yang digabung, tanggal ditulis dengan format yang sama, dan satu sheet khusus berisi daftar pilihan supaya penulisan nama tidak berbeda-beda.
Tanda-tanda spreadsheet mulai menyiksa
Beberapa gejala yang biasanya muncul berurutan:
- Dua orang membuka berkas yang sama dan salah satu pekerjaannya hilang. Atau muncul versi bernama "fix_baru_ok" di folder.
- Rumus rusak karena seseorang menyisipkan kolom. Angka total berubah dan tidak ada yang tahu sejak kapan.
- Pertanyaan sederhana butuh setengah jam. Misalnya "berapa anggota yang menunggak lebih dari tiga bulan", yang seharusnya dijawab dalam satu klik.
- Orang yang boleh melihat data tidak bisa dibatasi. Anda terpaksa membagikan seluruh berkas padahal yang dibutuhkan hanya satu bagian.
- Pekerjaan berulang yang sama dilakukan manual setiap minggu. Mengirim tagihan, menyusun rekap, mencetak kartu.
Satu gejala belum alasan. Kalau Anda mengenali tiga atau lebih, biaya waktu yang terbuang biasanya sudah mendekati biaya membuat aplikasi sederhana.
Langkah di tengah yang sering terlupa
Ada jalan di antara spreadsheet polos dan aplikasi penuh. Misalnya form isian yang menulis ke spreadsheet, supaya orang tidak mengetik langsung di tabel. Atau satu sheet pelaporan yang mengambil data dari sheet input dan tidak boleh disentuh siapa pun. Dua perubahan kecil ini sering menghilangkan separuh masalah tanpa biaya pengembangan.
Kalau akhirnya memang perlu aplikasi
Sebelum bicara dengan vendor mana pun, lakukan satu hal: tuliskan alur kerja Anda yang sekarang, apa adanya, termasuk bagian yang berantakan. Siapa mengisi apa, kapan, dan siapa yang membutuhkan hasilnya. Satu halaman cukup.
Aplikasi yang bagus hampir selalu dimulai dari catatan seperti itu, bukan dari daftar fitur. Dan kalau setelah menulisnya Anda sadar masalahnya ada di alur kerja, bukan di alatnya, aplikasi baru tidak akan menolong. Itu pun hasil yang berharga, dan gratis.