Banyak pemilik usaha menghitung biaya aplikasi dengan satu angka: harga pembuatan. Setelah aplikasi selesai dan dipakai, muncul pengeluaran lain yang tidak masuk anggaran awal, lalu timbul rasa kaget atau bahkan kecewa pada vendor. Padahal sebagian besar biaya itu wajar dan bisa diperkirakan sejak awal. Kuncinya adalah mengetahui apa saja posnya.
Tulisan ini merangkum pos biaya yang kami temui di proyek-proyek kecil dan menengah. Kami sengaja tidak mencantumkan angka rupiah tetap karena harga berubah dan bergantung kebutuhan. Yang penting adalah daftar pertanyaannya.
1. Hosting dan server
Aplikasi web berjalan di sebuah server, dan server itu ada biayanya, entah bulanan atau tahunan. Besarnya tergantung kebutuhan: aplikasi internal untuk sepuluh pegawai jelas berbeda dari aplikasi yang dibuka ribuan pelanggan.
Hal yang perlu ditanyakan:
- Siapa yang menyewa server, Anda atau vendor? Kalau atas nama vendor, bagaimana kalau hubungan kerja berakhir?
- Spesifikasinya apa, dan kapan perlu ditingkatkan?
- Apakah pencadangan data sudah termasuk, atau berbayar terpisah?
- Apakah ada biaya tambahan untuk ruang penyimpanan berkas seperti foto dan dokumen?
2. Domain dan sertifikat
Nama domain, misalnya namausaha.com atau namausaha.id, diperpanjang setiap tahun. Pastikan domain terdaftar atas nama Anda, bukan vendor. Ini kesalahan yang sering terjadi: ketika domain atas nama pihak lain, Anda bergantung pada mereka untuk memindahkan atau memperpanjangnya. Sertifikat HTTPS sekarang umumnya bisa gratis, tetapi tetap perlu diperbarui secara berkala, dan seseorang harus memastikannya berjalan.
3. Layanan pihak ketiga
Aplikasi modern sering memakai layanan lain yang punya tarif sendiri:
- Pengiriman email atau pesan notifikasi.
- Penyedia pembayaran, yang biasanya mengenakan biaya per transaksi.
- Peta, penyimpanan awan, atau layanan kirim SMS.
- Lisensi perangkat lunak tertentu.
Biaya ini naik seiring pemakaian. Minta vendor menuliskan layanan apa saja yang dipakai dan kapan tarifnya mulai berlaku.
4. Pemeliharaan
Aplikasi bukan barang yang selesai lalu dibiarkan. Komponen perangkat lunak yang digunakannya mendapat pembaruan keamanan, sistem operasi server perlu dirawat, dan data tumbuh sehingga kadang perlu dioptimalkan. Tanpa pemeliharaan, aplikasi biasanya tetap jalan beberapa bulan, lalu satu hari bermasalah dan perbaikannya jauh lebih mahal.
Perjelas apa yang dicakup pemeliharaan:
- Perbaikan cacat (bug) pada fitur yang sudah disepakati.
- Pembaruan keamanan dan komponen.
- Pemantauan agar aplikasi yang mati cepat diketahui.
- Waktu respons: dalam berapa jam atau hari kerja laporan masalah ditanggapi.
Perbaikan cacat dan permintaan fitur baru adalah dua hal berbeda. Perbaikan cacat mengembalikan aplikasi ke perilaku yang disepakati. Fitur baru mengubah kesepakatan.
5. Permintaan perubahan setelah rilis
Ini pos yang paling sering diremehkan. Begitu aplikasi dipakai, pengguna menemukan hal yang tidak terpikir saat perancangan: kolom tambahan, laporan baru, aturan yang berubah. Itu normal dan justru tanda aplikasi dipakai.
Cara mengelolanya:
- Sisihkan anggaran perubahan, kami biasanya menyarankan memikirkannya sebagai persentase dari biaya awal per tahun, besarnya disesuaikan dengan seberapa cepat proses bisnis Anda berubah.
- Sepakati cara penilaian: perubahan kecil diperkirakan per jam kerja, perubahan besar ditawarkan terpisah.
- Kumpulkan permintaan dalam satu daftar, lalu kerjakan per gelombang. Mengerjakan satu per satu hampir selalu lebih mahal.
6. Biaya yang tidak tertulis di faktur: waktu Anda dan tim
- Pelatihan pegawai baru yang masuk setelah proyek selesai.
- Waktu pemilik untuk menguji, menjawab pertanyaan, dan memutuskan.
- Merapikan data yang masuk ke aplikasi.
- Biaya masa transisi saat dua sistem berjalan bersamaan.
Contoh perhitungan kasar
Anggap sebuah usaha membuat aplikasi pemesanan. Daftar biaya tahunan yang perlu dicatat: sewa server, perpanjangan domain, biaya penyedia pembayaran, paket pemeliharaan, dan cadangan anggaran untuk perubahan. Jumlahkan lima pos itu, lalu bandingkan dengan harga pembuatan. Pada banyak proyek, total biaya setahun setelah rilis cukup berarti dibanding biaya awal, dan itu wajar selama sudah Anda rencanakan.
Kesalahan umum
- Hanya membandingkan harga pembuatan dari beberapa penawaran, tanpa membandingkan biaya tahunan.
- Domain dan server terdaftar atas nama vendor.
- Tidak ada kesepakatan tertulis soal definisi pemeliharaan dan perubahan.
- Menunda pemeliharaan untuk menghemat, lalu membayar lebih mahal saat ada gangguan.
- Menambah fitur terus-menerus tanpa melihat apakah fitur lama dipakai.
Daftar periksa sebelum menyetujui penawaran
- Rincian biaya tahunan: server, domain, layanan pihak ketiga, pemeliharaan.
- Domain, akun server, dan kode sumber tercatat atas nama Anda.
- Cakupan pemeliharaan dan waktu respons tertulis.
- Cara menghitung perubahan setelah rilis disepakati.
- Anggaran cadangan sudah disisihkan.
- Rencana jika Anda ingin pindah vendor sudah dibahas, termasuk penyerahan dokumen dan akses.
Memiliki aplikasi sendiri tetap sering lebih menguntungkan daripada alternatif lain, terutama bila alurnya khas usaha Anda. Tetapi hitung dengan jujur dari awal, supaya biaya setelah rilis tidak mengejutkan siapa pun.